領収書をなくした!もらえなかった!そんな出費を経費にする方法

こんにちは!東京・三軒茶屋の税理士の岩沢です。

会社の業務に関連する支出は基本的に経費となり、その分会社の税金を減らすことが出来ますが、

領収書などの証拠書類の保管が必要です。

しかし、決算前に領収書の整理をしていて、こんなことはありませんでしたか?

  • もらったはずなのに無くしてしまった!
  • 皆で割り勘したからもらえなかった
  • 結婚の祝い金でもちろん領収書なんてもらえないけど、取引先の人で今後ともよろしくみたいな意味だから、経費に入れたい

領収書があって、その余白に相手の名前などの内容が書いてあるのが証拠としては望ましいですが、

このようなこともたまにはありますよね。

でも、領収書がなくても経費に出来る方法があるのはご存知ですか?

今回は、領収書を無くした場合でも経費に出来る方法と注意点について解説します。

領収書の保管が絶対要件ではない

会社や個人事業主は一年の売上と経費を集計し、

税金を自分で計算して納める『申告納税方式』が採用されています。

つまり自己申告制なので、ズルできる余地があります。

ズルして利益を少なく報告して税金を安くしていないかなどをチェックするために、

税務調査が定期的にやってきます。

その税務調査のときに、「これはこういう理由で経費にしたものです。」と説明できればいいのです。

その際に領収書があれば、

日付や店の名前、品物・サービスの内容などが書いてあるため、証拠として適しているのです。

※接待飲食や会議費の場合は、その相手の名前や関係(得意先や仕入先など)を書いた方が良いです。

接待飲食代・会議費を経費にするには、【相手の名前】を書く

なお税法などで「領収書をとっておかないと経費に出来ませんよ」とは書かれていないので、

領収書の保管は絶対要件ではありません。

出金伝票に内容を書いて保管する

では領収書やレシートがないときはどうすればいいのでしょうか?

そんなときは『出金伝票』を用意して、以下の事項をメモしておきましょう。

領収書がなくても、税務調査のときにそれを見せてきちんと説明できればOKです。

出金伝票にメモする内容
  • 支払日
  • 支払先(お店の名前など)
  • 金額
  • 相手の名前
  • 取引の内容(経費とする理由)

 

証拠力は領収書より弱いから、内容のメモはより詳細に

領収書と出金伝票の最大の違いは、その『発行元』。

領収書は相手が発行するため客観性のあるものですが、

出金伝票はあくまでも自分が作成するものなので、本当に支払があった経費なのか(ウソじゃないか)、

税務調査官としてはどうしても疑って調査したい項目になります。

確実に経費にしてその分の税金負担を少なくするために、

摘要欄(内容)は出来るだけ詳細に記載しておきましょう。

出金伝票はどんなときに使える?

領収書をなくしてしまったとき

経費として仕訳をしたのに、いざ税務調査のときにその領収書も何もない状態では、

経費としての処理を認められずに場合によっては『役員賞与』とみなされて追加の税金がかかる恐れがあります。

領収書をなくしたことに気づいたら、早めに出金伝票に必要事項を書いて保管しましょう。

そもそも領収書がもらえないとき

取引の性質上、領収書が発行されない・もらいにくいものがあります。

たとえば取引先の人の結婚式のご祝儀や病気の見舞金。

これは当然領収書くださいなんて言えません(笑)

仕事に必要な支出であれば経費に計上できるので、出金伝票を作成しましょう。

また、複数人で食事に行ったとき、まれに領収書の争奪戦に出くわします(笑)

その熾烈な争いに敗れてしまっても、肩を落とさないでください。

証拠力は弱まるものの、出金伝票を準備しておけば経費に計上できます。

出金伝票の保管期間は?

法人税法上の出金伝票の保管期間は、領収書やレシートと同じ7年間です。

会社法上の保管期間は10年間なので、10年間とっておけば十分です。

経費と認められなかったらどうなる?

領収書をなくしたのに出金伝票を用意せず、そのため経費と認められないとどうなるのでしょうか?

 

【役員本人】役員賞与とみなされて税金が取られる

取引先との飲食代が経費と認められず、

役員に対する臨時的な支給(役員賞与)とされてしまうことがあります。

役員賞与とみなされたら、

過去にさかのぼって税金(本人の所得税・住民税)が徴収されることになります。

 

【会社】源泉所得税の納付漏れになる

通常、会社は社員への給料の支払いのときに所得税を天引きし(源泉徴収)、

翌月10日までに税務署に納付しなければなりません。

これは給料だけでなく、『経済的利益』を与えた場合も同じです。

税務調査で過去の経費としての判断が否定されて役員賞与とみなされた場合、

その当時において源泉徴収した所得税を税務署に支払う必要があったことになります。

なので、源泉所得税の納付が遅れたことによる追加の税金負担が発生します。

基本的な追加の税金は以下の2つです。

不納付加算税

源泉所得税を納付していないことに対する罰金的な税金です。

本来納付するべきだった税金額の10%がかかります。

ただし、税務署から指摘される前に自主的に納付した場合は、5%の負担で済みます。

なお、以下の場合はこの不納付加算税が免除されます。

不納付加算税が免除される要件

①納付の意思はきちんとある。わざと遅らせたわけではない。

②遅れたけど、期限から1か月以内に納付している。

③過去1年間、納付に遅れはない。

④不納付加算税が5,000円未満

 

延滞税

税金を期限内に払わないと、利息的な意味合いの『延滞税』がかかります。

納付期限が2か月までは税率は高くありませんが、それを超えると倍以上の利率になります。

▶納付期限から2か月以内 年利7.3% or 「特例基準割合(注1)+1%」の低い方。

具体的には以下のとおりです。

  • 令和3年1月1日から令和3年12月31日まで:年2.5%
  • 平成31年1月1日から令和2年12月31日まで:年2.6%
  • 平成30年1月1日から平成30年12月31日まで:年2.6%
  • 平成29年1月1日から平成29年12月31日まで:年2.7%

▶納付期限から2か月超 年14.6%と「特例基準割合(注1)+7.3%」の低い方。

具体的には以下のとおりです。

  • 令和3年1月1日から令和3年12月31日まで:年8.8%
  • 平成31年1月1日から令和2年12月31日まで:年8.9%
  • 平成30年1月1日から平成30年12月31日まで:年8.9%
  • 平成29年1月1日から平成29年12月31日まで:年9.0%

カードローンほどとは行かなくても、けっこう高利でビックリですよね。

なお、ウソや不正行為で脱税をした場合などを除いて、修正申告書等を提出していれば、延滞税は最長1年分で済みます。

 

【会社】定期同額給与でない部分の否認

さらに、役員に対する報酬は期を通して『同額』でなければなりません(定期同額給与)。

しかし、交際費が役員賞与とみなされてしまった場合は、毎回同額の支払いでなくなってしまいます。

毎月の同額の役員報酬とは別途の増額支給があったものと判断され、

毎月の決まった報酬を超える部分が会社の損金(≒経費)から除外されることになります。

つまり交際費が役員賞与とみなされると、

受け取った役員自身はその分の収入があったものとされて税金がかかってしまう一方、

会社は支出があったのに経費にできず税金も減らない、という二重課税の状態になってしまいます。

まとめ

今回は、領収書を無くした場合でも経費に出来る方法と注意点について解説しました。

せっかく業務上の支出をしたのなら、しっかり経費にして税金の負担をおさえるべきです。

出金伝票を作成して、万全の対策を整えるようにしましょう。


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Masashi Iwasawa

Certified Accountant / Business Advisor / Taxation Consultant based in Tokyo.
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